Durante algún tiempo se pensó que la gestión del riesgo era una actividad destinada para empresas del sector financiero y grandes multinacionales. Sin embargo, en los últimos años, la preocupación de tener mejores prácticas y mayores ingresos también ha tenido como protagonistas a las pequeñas y medianas empresas.
A partir de la realización del proyecto de grado “Construcción del mapa de riesgos para los procesos operativos de Confecciones Punto Cien” el autor determinó como uno de los resultados la creación de una cartilla donde los gerentes de PYMES pudieran acercarse al concepto de gestión del riesgo y encontraran un método práctico de adaptarla a las condiciones de sus empresas.
martes, 16 de septiembre de 2008
Objetivo
Proporcionar a las pequeñas y medianas empresas un documento en el cual puedan encontrar una manera práctica de implementar la gestión del riesgo según sus condiciones
¿Qué es la Gestión del Riesgo?
La Norma Técnica Colombiana 5254 la define como la “cultura, procesos y estructuras dirigidas a obtener oportunidades potenciales mientras se administran los efectos adversos… La gestión de riesgo es una parte integral de la buena gestión. Es un proceso iterativo de mejora continua que se arraiga mejor en prácticas o procesos de negocio existentes”, en otras palabras, consiste en toda actividad desarrollada por la empresa encaminada a reducir las posibilidades de eventos que perjudiquen la calidad de los productos y eficiencia de los procesos, y a aumentar el aprovechamiento de las oportunidades de mejora que se presentan.
¿Porque es importante para la PYME?
Todo tipo de negocio tiene como finalidad principal generar ingresos y utilidades a sus dueños, sean empresas grandes o pequeñas la preocupación por brindar productos o servicios de calidad es una constante.
La gestión del riesgo ayuda a la empresa a cumplir sus objetivos, al asegurarse que los gastos innecesarios, como reprocesos o mantenimientos correctivos, sean cada vez más controlados y menores, los procesos más eficientes y estables, y que el cliente quede satisfecho con la calidad del producto y tiempo de entrega de pedido, todo esto se verá reflejado en dinero para la empresa.
La gestión del riesgo ayuda a la empresa a cumplir sus objetivos, al asegurarse que los gastos innecesarios, como reprocesos o mantenimientos correctivos, sean cada vez más controlados y menores, los procesos más eficientes y estables, y que el cliente quede satisfecho con la calidad del producto y tiempo de entrega de pedido, todo esto se verá reflejado en dinero para la empresa.
¿Cual es el papel de la gerencia?
La gerencia es responsable de liderar el proceso de implementación de la gestión del riesgo. A si mismo, el gerente general debe ser la persona de mayor compromiso con el proceso, logrando de esta manera generar el mismo sentimiento a todos sus empleados.
Además, la importancia que tiene en las últimas etapas de implementación es evidente, al conocer la situación general de la empresa y por ser allí donde se toman las decisiones finales sobre planes de tratamiento y sus periodos de ejecución.
Además, la importancia que tiene en las últimas etapas de implementación es evidente, al conocer la situación general de la empresa y por ser allí donde se toman las decisiones finales sobre planes de tratamiento y sus periodos de ejecución.
¿Cómo Implementar la Gestión del Riesgo en la PYME?
La implementación de la gestión del riesgo es un proceso de etapas sucesivas que se complementan unas con otras, siguiendo un orden especifico y estructurado.
A continuación se presentan 6 pasos que la gerencia puede realizar para implementar exitosamente el proceso de gestión del riesgo en su empresa. Estos estarán ligados a las etapas de Gestión del Riesgo.
Paso 1: Comprométase
Paso 2: Elija y eduque
Paso 3: Seguimiento
Paso 4: Revise
Paso 5: Tome decisiones
Paso 6: Controle
A continuación se presentan 6 pasos que la gerencia puede realizar para implementar exitosamente el proceso de gestión del riesgo en su empresa. Estos estarán ligados a las etapas de Gestión del Riesgo.
Paso 1: Comprométase
Paso 2: Elija y eduque
Paso 3: Seguimiento
Paso 4: Revise
Paso 5: Tome decisiones
Paso 6: Controle
Paso 1: Comprométase
La gerencia debe comprometerse totalmente con el proyecto de implementación, entendiendo esto como la realización de toda clase de actividades dirigidas a adquirir los conocimientos básicos sobre gestión de riesgo así como el vocabulario, alcance, objetivos y beneficios que tiene para la empresa.
Paso 2: Elija y eduque
Determine que persona va a ser la encargada de dirigir el proyecto, lo más conveniente sería el director de calidad, sin embargo, en algunas PYMES ese cargo no existe, por lo que sería prudente delegar a los jefes de cada área. En el caso que fuera necesario, el mismo gerente podría encargarse de dirigir el proyecto.
La persona escogida para dirigir el proyecto tendrá que saber concientemente acerca de la gestión del riesgo. Para esto, la gerencia puede dotarlo con la Norma Técnica Colombiana 5254 del 2006 y organizar una reunión en donde se resuelvan las dudas, antes de iniciar el proceso de implementación.
La persona escogida para dirigir el proyecto tendrá que saber concientemente acerca de la gestión del riesgo. Para esto, la gerencia puede dotarlo con la Norma Técnica Colombiana 5254 del 2006 y organizar una reunión en donde se resuelvan las dudas, antes de iniciar el proceso de implementación.
Paso 3: Seguimiento
ETAPA: Comunicación y Consulta
Anunciar al personal la implementación del proceso de gestión de riesgo en la empresa, los encargados de su desarrollo, informar las actividades en cada área y etapa, y los tiempos estimados de ejecución.
ETAPA: Establecimiento del contexto
Determine las condiciones actuales de la empresa en relación al ambito interno en el que labora orientándolas al cumplimiento de sus objetivos.
Establezca los criterios por los cuales analizará, evaluará y tratará los riesgos, adicionalmente, defina la estructura del proceso de gestión del riesgo. Es recomendable seguir los parámetros dados por la NTC 5254:2006
Anunciar al personal la implementación del proceso de gestión de riesgo en la empresa, los encargados de su desarrollo, informar las actividades en cada área y etapa, y los tiempos estimados de ejecución.
ETAPA: Establecimiento del contexto
Determine las condiciones actuales de la empresa en relación al ambito interno en el que labora orientándolas al cumplimiento de sus objetivos.
Establezca los criterios por los cuales analizará, evaluará y tratará los riesgos, adicionalmente, defina la estructura del proceso de gestión del riesgo. Es recomendable seguir los parámetros dados por la NTC 5254:2006
ETAPA: Identificación de los riesgos
El director del proyecto debe realizar sesiones con operarios y jefes de área en cada uno de los procesos, en ellas se buscan eventos posibles que podrían llegar a afectar al producto final o al proceso mismo y se identifican las causas y las primeras consecuencias que podrían tener consigo, siguiendo las indicaciones de los numerales[1] 3.3.2 y 3.3.3 de la NTC 5254:2006.
La documentación de esta actividad de identificación de posibles riesgos puede llevarse a cabo diligenciando un formato similar al mostrado en la tabla No. 1, adaptación del autor del ejemplo de la Tabla Registro de Riesgo[2], donde se reúne el tipo de información requerida, además de ser una herramienta práctica y fácil de comprender por parte del personal.
El director del proyecto debe realizar sesiones con operarios y jefes de área en cada uno de los procesos, en ellas se buscan eventos posibles que podrían llegar a afectar al producto final o al proceso mismo y se identifican las causas y las primeras consecuencias que podrían tener consigo, siguiendo las indicaciones de los numerales[1] 3.3.2 y 3.3.3 de la NTC 5254:2006.
La documentación de esta actividad de identificación de posibles riesgos puede llevarse a cabo diligenciando un formato similar al mostrado en la tabla No. 1, adaptación del autor del ejemplo de la Tabla Registro de Riesgo[2], donde se reúne el tipo de información requerida, además de ser una herramienta práctica y fácil de comprender por parte del personal.
Tabla 1.
[1] INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Gestión de Riesgo. 1 ed. Bogotá: ICONTEC, 2006. p. 11 (NTC 5254)
[2] Tabla: Registro de Riesgo, Proyecto de Norma Técnica Colombiana p. 35, similar a la Tabla 10.2 Registro de Riesgos, ejemplo solo para indicación, Manual Directrices de Gestión del Riesgo p. 97.
ETAPA: Análisis de los riesgos
El análisis del riesgo consiste en la combinación de la posibilidad y la consecuencia de que ocurra. Por esta razón, se deben realizar clasificaciones de estos dos criterios.
Determine que tipo de análisis esta en capacidad de realizar. En caso de no tener datos históricos sobre los riesgos identificados, una buena opción es el análisis cualitativo[3], ya que permite ajustarse a las condiciones actuales de la empresa sin mayores contratiempos.
En el análisis del riesgo se deben calificar las consecuencias determinadas en la etapa de identificación, así como la posibilidad de ocurrencia del riesgo. Las Tablas No. 2 y No. 3 son una adaptación para el análisis de tipo cualitativo que puede ser utilizada para que los operarios y encargados de proceso comprendan y respondan de manera adecuada la calificación.
El análisis del riesgo consiste en la combinación de la posibilidad y la consecuencia de que ocurra. Por esta razón, se deben realizar clasificaciones de estos dos criterios.
Determine que tipo de análisis esta en capacidad de realizar. En caso de no tener datos históricos sobre los riesgos identificados, una buena opción es el análisis cualitativo[3], ya que permite ajustarse a las condiciones actuales de la empresa sin mayores contratiempos.
En el análisis del riesgo se deben calificar las consecuencias determinadas en la etapa de identificación, así como la posibilidad de ocurrencia del riesgo. Las Tablas No. 2 y No. 3 son una adaptación para el análisis de tipo cualitativo que puede ser utilizada para que los operarios y encargados de proceso comprendan y respondan de manera adecuada la calificación.
Tabla 2
Tabla 3
La combinación de los resultados de la calificación de consecuencias y posibilidades permite conocer el nivel de riesgo. La tabla No. 4 es un ejemplo de Matriz de Nivel de Riesgo por la cual se puede determinar el nivel de cada uno de los riesgos y la poca o mucha urgencia de actuación en cada riesgo según corresponda. Los colores le permiten al personal identificar visualmente el nivel de cada riesgo.
Esta etapa del proceso de gestión del riesgo puede ser registrada en el mismo formato mostrado en la Tabla No.1, agregándole nuevas columnas de calificación de posibilidad, consecuencia y nivel de riesgo[3] INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Gestión de Riesgo. Op cit. p. 13
Paso 4: Revise
ETAPA: Evaluación de los riesgos
Examine los resultados, especialmente la calificación de consecuencias que dieron los empleados, compárelas con la visión de la gerencia y en los casos que sean necesarios, ajústelos a la situación de la empresa. Actualice el nivel del riesgo con las nuevas calificaciones.
La evaluación del riesgo tiene como propósito tomar decisiones sobre los riesgos que requieren tratamiento y las prioridades de estos.
Determine la tolerabilidad de la empresa para cada riesgo, evalúe cuales son más urgentes de tratar por su intolerabilidad, cuales son “razonablemente viables[4]” por requerir tratamiento en corto plazo y cuales son aceptables para la empresa.
La evaluación de los riesgos puede ser registrada en el mismo formato que se había trabajado en las etapas anteriores, sin embargo es necesario adaptar una nueva columna donde se puedan incluir los resultados de la evaluación.
[4]As Low as Reasonably Practicable.” Lord Justice Asquith. En el caso de Edwards vs. National Coal Board (Edwards 1949)
Examine los resultados, especialmente la calificación de consecuencias que dieron los empleados, compárelas con la visión de la gerencia y en los casos que sean necesarios, ajústelos a la situación de la empresa. Actualice el nivel del riesgo con las nuevas calificaciones.
La evaluación del riesgo tiene como propósito tomar decisiones sobre los riesgos que requieren tratamiento y las prioridades de estos.
Determine la tolerabilidad de la empresa para cada riesgo, evalúe cuales son más urgentes de tratar por su intolerabilidad, cuales son “razonablemente viables[4]” por requerir tratamiento en corto plazo y cuales son aceptables para la empresa.
La evaluación de los riesgos puede ser registrada en el mismo formato que se había trabajado en las etapas anteriores, sin embargo es necesario adaptar una nueva columna donde se puedan incluir los resultados de la evaluación.
[4]As Low as Reasonably Practicable.” Lord Justice Asquith. En el caso de Edwards vs. National Coal Board (Edwards 1949)
Paso 5: Tome decisiones
ETAPA: Tratamiento de los riesgos
Determine las opciones de tratamiento de riesgo que se ajusten de mejor forma a cada uno de los riesgos. La tabla No.5 muestra las opciones. Establezca cuales riesgos identificados ya están siendo tratados por la empresa y revise si la opción de tratamiento es adecuada.
Estudie propuestas específicas, para cada uno de los riesgos a tratar, que se ajusten a las condiciones económicas de la empresa y genere beneficios a los procesos y a la calidad del producto.
Desarrolle planes de acción para cada uno de los riesgos donde establezca los responsables de ejecución y los periodos estimados de implementación. En la tabla No. 6 se puede ver un ejemplo del formato donde se puede registrar el proceso total de gestión del riesgo.
Determine las opciones de tratamiento de riesgo que se ajusten de mejor forma a cada uno de los riesgos. La tabla No.5 muestra las opciones. Establezca cuales riesgos identificados ya están siendo tratados por la empresa y revise si la opción de tratamiento es adecuada.
Estudie propuestas específicas, para cada uno de los riesgos a tratar, que se ajusten a las condiciones económicas de la empresa y genere beneficios a los procesos y a la calidad del producto.
Desarrolle planes de acción para cada uno de los riesgos donde establezca los responsables de ejecución y los periodos estimados de implementación. En la tabla No. 6 se puede ver un ejemplo del formato donde se puede registrar el proceso total de gestión del riesgo.
Paso 6: Controle
ETAPA: Monitoreo y Revisión
El proceso de gestión del riesgo debe ser monitoreado permanentemente, tratando de reducir los errores y comprobando la eficacia de cada etapa. Esto es fundamental para la mejora continúa.
Monitoree los riesgos, verificando que los factores cambiantes no hayan afectado la posibilidad y consecuencia de ocurrencia, ó los costos de ejecución de los planes. Revise el cumplimiento de los planes de acción ejecutados o en ejecución, en los periodos de tiempo establecidos.
No olvide documentar cada etapa, mantener registros es imprescindible en las acciones de control.
El proceso de gestión del riesgo debe ser monitoreado permanentemente, tratando de reducir los errores y comprobando la eficacia de cada etapa. Esto es fundamental para la mejora continúa.
Monitoree los riesgos, verificando que los factores cambiantes no hayan afectado la posibilidad y consecuencia de ocurrencia, ó los costos de ejecución de los planes. Revise el cumplimiento de los planes de acción ejecutados o en ejecución, en los periodos de tiempo establecidos.
No olvide documentar cada etapa, mantener registros es imprescindible en las acciones de control.
¿Quedan gestionados todos los riesgos?
Sí el proceso de gestión del riesgo fue realizado de manera adecuada, seguramente todos los riesgos fueron gestionados. Sin embargo, la gestión de riesgos no es un proceso estático, por el contrario, el permanente cambio de las condiciones económicas, tecnológicas, ambientales, legales ó del mercado, permiten que se este siempre en continua evolución, dándole a las PYMES la oportunidad de seguir en la búsqueda de su crecimiento y el beneficio que esto trae consigo a sus clientes.
¡Éxitos en su proceso de gestión de riesgo!
¡Éxitos en su proceso de gestión de riesgo!
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